Inhaltsverzeichnis
- Was ist PDF-Software?
- Vorteile von PDF-Software
- Nachteile
- PDF-Programme Bestseller Platz 2 – 4
- Arten von PDF-Software
- PDF-Anzeigeprogramme (Reader)
- PDF-Editoren
- PDF-Konverter
- OCR-Software
- PDF-Komprimierungssoftware
- PDF-Sicherheitssoftware
- Alternativen zu PDF-Software
- Online-Dokumentendienste
- Office-Programme mit Exportfunktionen
- Browserbasierte PDF-Tools
- Spezielle Archivierungsformate
- PDF-Programme Bestseller Platz 5 – 10
- Die besten PDF-Programme im Überblick
- Weitere wichtige Informationen
- FAQ
- PDF-Software Test bei Stiftung Warentest & Co
- PDF-Software Testsieger
- PDF-Software Stiftung Warentest
- Fazit
PDF-Software ist ein unverzichtbares Werkzeug für private Anwender, Unternehmen, Behörden, Freiberufler und Kreativschaffende, die täglich mit digitalen Dokumenten arbeiten. PDF-Dateien sind seit Jahrzehnten der Standard für den universellen, plattformübergreifenden Austausch von Schriftstücken, Formularen, Verträgen und Präsentationen. Da sie unabhängig vom Betriebssystem immer gleich aussehen, eignen sie sich perfekt für verbindliche und professionelle Dokumentation. PDF-Software ermöglicht weit mehr als nur das Anzeigen einer Datei: Sie erlaubt das Bearbeiten, Konvertieren, Kommentieren, Komprimieren, Signieren, Schützen und Zusammenführen von Dokumenten – Funktionen, die im modernen Arbeitsalltag unverzichtbar geworden sind. Je nach Bedarf umfasst PDF-Software eine enorme Bandbreite an Funktionen, die die Produktivität steigern und Arbeitsprozesse vereinfachen.
- Vollwertiger PDF Editor: Texte im Dokument bearbeiten
- PDF vollständig in Word und Excel konvertieren und weiter bearbeiten
- Textstellen markieren, hervorheben, schwärzen, sichern, Seitenstruktur bearbeiten, PDFs vergleichen
- PDFs teilen und zusammenfügen, Dateigröße reduzieren, 100% kompatibel mit Adobe Acrobat
Was ist PDF-Software?
PDF-Software umfasst alle Programme und Tools, mit denen PDF-Dateien angezeigt, erzeugt, bearbeitet oder umgewandelt werden können. Während viele Nutzer PDF-Dokumente lediglich lesen, bietet professionelle PDF-Software eine Vielzahl erweiterter Funktionen. Dazu gehören die Integration digitaler Signaturen, die Verschlüsselung vertraulicher Dokumente, die Bearbeitung einzelner Textpassagen, das Entfernen oder Einfügen von Seiten, die OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) für eingescannte Dokumente sowie die Konvertierung von PDFs in Word-, Excel-, PowerPoint- oder Bildformate.
PDF-Software kann lokal auf dem Computer installiert, online im Browser genutzt oder als App auf dem Smartphone verwendet werden. Häufig integrieren große Firmen wie Adobe, Foxit, Nitro oder Wondershare Funktionen zur Teamarbeit, sodass mehrere Anwender gleichzeitig Kommentare hinterlassen oder Freigaben erteilen können. PDF-Software ist damit ein zentraler Bestandteil moderner digitaler Workflows, sowohl für private Anwender als auch große Unternehmen.
Vorteile von PDF-Software
- Erstellung und Bearbeitung professioneller PDF-Dokumente
- Schutz sensibler Daten durch Passwortverschlüsselung
- OCR-Funktion für Scans und Fotos von Dokumenten
- Konvertierung zwischen vielen Dateiformaten
- Zusammenführen, Teilen oder Extrahieren einzelner Seiten
- Digitale Unterschrift und Rechtsverbindlichkeit
- Plattformübergreifende Kompatibilität
Nachteile
- Professionelle Software kann kostspielig sein
- Einige umfangreiche Programme benötigen Einarbeitungszeit
- Manche Online-Tools sind datenschutztechnisch riskant
PDF-Programme Bestseller Platz 2 – 4
Arten von PDF-Software
PDF-Software ist erstaunlich vielfältig. Je nach beruflichem Umfeld, privatem Zweck oder technischer Anforderung kommen unterschiedliche Kategorien zum Einsatz. Im Folgenden werden die wichtigsten Arten besonders ausführlich erklärt – inklusive charakteristischer Eigenschaften, Einsatzgebiete und typischer Funktionsumfänge.
PDF-Anzeigeprogramme (Reader)
PDF-Reader sind Programme, die speziell zum Öffnen, Lesen und Anzeigen von PDF-Dateien entwickelt wurden. Sie sind meist kostenlos und bieten grundlegende Funktionen wie das Zoomen, Durchsuchen, Drucken und Kommentieren von Dokumenten. Besonders häufig genutzt werden Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader oder die integrierten PDF-Anzeigetools in Windows, Mac und vielen Browsern. Diese Programme reichen aus, wenn man PDFs lediglich ansehen möchte, ohne sie zu bearbeiten.
Typische Einsatzbereiche von Reader-Software:
- Lesen von Formularen, Rechnungen und Verträgen
- Gemeinsame Dokumentenansicht in Teams
- Ausdrucken von Dokumenten
- Einfache Durchsuch- und Markierfunktionen
PDF-Editoren
PDF-Editoren bieten deutlich umfangreichere Funktionen und sind für alle Anwender geeignet, die PDF-Dateien aktiv verändern müssen. Sie ermöglichen das Bearbeiten von Textpassagen, das Einfügen neuer Inhalte, das Entfernen oder Austauschen von Bildern und das Umstrukturieren kompletter Dokumente. Moderne PDF-Editoren besitzen zudem integrierte OCR-Technologien, die gescannte Dokumente automatisch durchsuchbar machen.
Typische Funktionen eines Editors:
- Seiten einfügen, löschen, verschieben
- Schriftarten ändern, Texte editieren
- Bilder einfügen und bearbeiten
- Kommentare, Notizen, Markierungen
- Digitale Signaturen integrieren
PDF-Konverter
Konverter-Software spezialisiert sich auf das Umwandeln von Dateiformaten. Sie ermöglicht es, PDFs in Word-, Excel-, PowerPoint-, JPG-, PNG- oder andere Formate zu exportieren. Ebenso lassen sich viele Dateiformate in PDFs umwandeln. Die Qualität solcher Konverter ist entscheidend – besonders, wenn Layout, Schriftarten oder Tabellen exakt erhalten bleiben sollen.
Typische Einsatzbeispiele:
- Umwandeln langer Texte in editierbare Word-Dateien
- Export von Tabellen in Excel-Formate
- Konvertierung von Präsentationen in PDF
- Optimierung für Druck, Web oder Archivierung
OCR-Software
OCR (Optical Character Recognition) ist eine Schlüsseltechnologie zur Texterkennung in eingescannten Dokumenten. OCR-Software erkennt Buchstaben, Wörter und Zeilen – selbst in schlecht lesbaren Scans. Dadurch werden Dokumente durchsuchbar und teilweise sogar vollständig editierbar. OCR ist unverzichtbar für Buchhaltungen, Archive und alle Institutionen, die eingescannte Unterlagen digital weiterverarbeiten.
Vorteile der OCR-Technik:
- Durchsuchbare Archive erstellen
- Bilder in Text umwandeln
- Digitale Weiterverarbeitung ermöglichen
- Papierdokumente digitalisieren
PDF-Komprimierungssoftware
Kompressor-Software schrumpft PDF-Dateien, ohne die Lesbarkeit zu verlieren. Dies ist ideal bei Versand per E-Mail oder Uploads in Online-Formulare mit Dateigrößenbegrenzung. Die Kompression erfolgt durch Optimierung eingebetteter Bilder, Entfernen nicht benötigter Daten oder Umwandlung bestimmter Elemente in effizientere Formate.
PDF-Sicherheitssoftware
Diese Software dient dem Schutz sensibler Daten und ermöglicht Verschlüsselung, Passwortschutz, Zugriffskontrolle oder Wasserzeichen. Besonders in Unternehmen und Behörden ist PDF-Sicherheit essenziell, um vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Alternativen zu PDF-Software
Je nach Verwendungszweck können verschiedene Alternativen sinnvoll sein. Hier werden die gängigsten Alternativen besonders ausführlich erklärt – mit ihren Vor- und Nachteilen sowie typischen Einsatzbereichen.
Online-Dokumentendienste
Cloudbasierte Dienste wie Google Docs, Microsoft 365 oder Dropbox Paper ermöglichen gemeinsam bearbeitbare Dokumente ohne PDF-Konvertierung. Sie eignen sich hervorragend für Teamarbeit und schnelle Zusammenarbeit in Echtzeit. Allerdings ist die Layouttreue nicht immer garantiert, weswegen PDFs bei offiziellen Dokumenten weiterhin bevorzugt werden.
Office-Programme mit Exportfunktionen
Viele Office-Programme haben heute integrierte PDF-Exportoptionen. Dadurch kann man Dokumente direkt als PDF speichern, ohne zusätzliche Software. Allerdings fehlen oft die erweiterten Funktionen zum Bearbeiten, Zusammenführen oder Signieren.
Browserbasierte PDF-Tools
Moderne Browser wie Chrome oder Edge verfügen über integrierte PDF-Reader und einfache Editierfunktionen. Sie reichen aus für Basisaufgaben wie Lesen, Drucken oder Einfachkommentare.
Spezielle Archivierungsformate
In wissenschaftlichen oder technischen Bereichen kommen manchmal alternative Dateiformate wie TIFF oder spezielle XML-basierte Dokumentenstrukturen zum Einsatz. Dennoch bleibt PDF aufgrund seiner Stabilität und Kompatibilität der Standard.
PDF-Programme Bestseller Platz 5 – 10
- PDFs: So einfach und schnell wie in Word bearbeiten: PDFs bearbeiten, zusammenfügen, erzeugen,...
- Zusätzliche Konvertierungsfunktion - aus PDFs schnell Word-Dateien machen
- Ausgereiftes OCR-Modul - auch gescannte Texte erkennen und in ein neues Word-Dokument einfügen
- Interaktive Formulare erstellen, Praktische Bates-Nummerierung, Farben suchen und ersetzen,...
- BEARBEITEN Sie Texte, Bilder & Designs in PDF-Dokumenten. ORGANISIEREN Sie PDFs.
- LESEN und kommentieren Sie PDFs: Intuitive Lesemodi mit Kommentier- und Markierfunktionen für...
- ERSTELLEN, VERBINDEN, SCANNEN und KOMPRIMIEREN Sie PDFs.
- FÜLLEN Sie Formulare aus & signieren Sie PDFs digital. SCHÜTZEN und verschlüsseln Sie PDFs.
- Liefervolumen: Box mit Programm CD/DVD und Seriennummer. Lizenz für Lebenszeit für 1 PC* =>...
- BEARBEITEN Sie Texte, Bilder & Designs in PDF-Dokumenten. Gescannte Bilder direkt von beliebigen...
- ORGANISIEREN Sie PDFs. Wandeln Sie PDFs in Word, Excel. Benutzerdefinierte Barcode-Bibliothek....
- PDFs lesen und mit Anmerkungen versehen: Intuitive Lesemodi mit Kommentierungs- und...
- PDF ERSTELLEN, VERBINDEN, SCANNEN und KOMPRIMIEREN Sie PDFs. Benutzeroberfläche in 23 Sprachen :...
- PDF-Editor für alle Fälle - PDFs vollständig bearbeiten, zusammenfügen, erzeugen, vergleichen,...
- inkl. neues OCR Modul: zur Text- und Bilderkennung in gescannten Dokumenten
- Mehrere PDF-Dokumente zu einem Dokument zusammenführen
- Text und Bilder direkt im Dokument bearbeiten
- PDF-Editor für alle Fälle - PDFs vollständig bearbeiten, zusammenfügen, erzeugen, vergleichen,...
- inkl. OCR Modul: zur Text- und Bilderkennung in gescannten Dokumenten
- PDFs konvertieren in Word und Excel
- 100 % kompatibel mit Adobe Acrobat
Die besten PDF-Programme im Überblick
| Software | Hersteller | Preis ca. | Kurzbeschreibung |
|---|---|---|---|
| Adobe Acrobat Pro | Adobe | 14–25 € / Monat | Der Industriestandard für PDF-Bearbeitung, inklusive OCR, Signaturen und Teamfunktionen. |
| Foxit PDF Editor | Foxit | 100–150 € | Leicht, schnell und vielseitig – ideal für professionelle Anwender. |
| Nitro PDF Pro | Nitro Software | 130–180 € | Leistungsstarke Alternative zu Adobe mit großem Funktionsumfang. |
| Wondershare PDF Element | Wondershare | 60–120 € | Benutzerfreundlich, ideal für private Anwender und kleine Unternehmen. |
| SmallPDF (Online) | SmallPDF | 10–15 € / Monat | Cloudbasierte Lösung für Kompression, Konvertierung und einfache Bearbeitung. |
Weitere wichtige Informationen
PDF-Software sollte stets auf dem neuesten Stand gehalten werden, da viele Programme sicherheitsrelevante Updates erhalten. Besonders bei sensiblen Dokumenten ist es wichtig, Programme zu nutzen, die moderne Verschlüsselungstechniken anwenden. Zudem lohnt es sich, auf Benutzerfreundlichkeit und Lizenzmodelle zu achten, da einige Anbieter nur Abonnements anbieten – andere hingegen Einmalkäufe.
Auch die OCR-Qualität unterscheidet sich stark zwischen den Herstellern. Überlegene Software erkennt Text selbst in alten, schlecht kontrastierten Scans und ermöglicht so eine vollständige Digitalisierung von Archiven. Für Unternehmen lohnt es sich oft, auf E-Signatur-Funktionen mit rechtlicher Gültigkeit zu achten.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen PDF-Reader und PDF-Editor?
Ein PDF-Reader dient lediglich zum Anzeigen und Lesen von PDF-Dateien. Ein Editor hingegen bietet zahlreiche Bearbeitungsfunktionen wie Textänderungen, Kommentierungen, OCR, Zusammenführen von Dokumenten und Konvertierungen. Wer beruflich mit PDFs arbeitet, benötigt meistens einen Editor, da ein Reader nur Basisfunktionen bereitstellt.
Benötige ich OCR unbedingt?
OCR wird immer dann benötigt, wenn Sie Dokumente einscannen oder fotografieren und diese später durchsuchen oder bearbeiten möchten. Ohne OCR bleibt der Text im Bild „eingebettet“ und kann nicht markiert oder durchsucht werden. Für Archive, Buchhaltungen und digitale Dokumentenverwaltung ist OCR ein unverzichtbares Werkzeug.
Welche PDF-Software eignet sich für Unternehmen?
Unternehmen sollten auf Programme mit Teamfunktionen, Cloud-Anbindung, Sicherheitsfeatures und rechtssicheren Signaturen achten. Adobe Acrobat Pro, Foxit PDF Editor und Nitro zählen hier zu den besten Lösungen. Sie bieten Workflows, Automatisierungsmöglichkeiten und erweiterte Rechteverwaltung.
Sind kostenlose PDF-Tools ausreichend?
Für einfache Aufgaben wie Lesen, Kommentieren oder leichte Bearbeitungen können kostenlose Tools ausreichen. Für professionelle Aufgaben – insbesondere OCR, Signaturverwaltung oder umfangreiche PDF-Bearbeitung – stoßen kostenlose Programme jedoch schnell an Grenzen. Zudem ist bei Online-Tools Vorsicht geboten, wenn sensible Dokumente hochgeladen werden.
Kann ich PDFs direkt im Browser bearbeiten?
Viele Browser bieten Basisfunktionen wie Anzeigen, Unterstreichen oder Kommentieren. Für echte Bearbeitung – Texte ändern, Seiten verschieben, Bilder austauschen – ist jedoch spezialisierte Software erforderlich. Browserfunktionen eignen sich somit nur für kleine Aufgaben zwischendurch.
PDF-Software Test bei Stiftung Warentest & Co
| Stiftung Warentest | PDF-Software Test bei test.de |
| Öko-Test | PDF-Software Test bei Öko-Test |
| Konsument.at | PDF-Software bei konsument.at |
| gutefrage.net | PDF-Software bei Gutefrage.de |
| Youtube.com | PDF-Software bei Youtube.com |
PDF-Software Testsieger
Aktuell liegt kein expliziter Testsieger der Stiftung Warentest für PDF-Software vor. Dennoch haben sich Adobe Acrobat, Foxit und Nitro in vielen unabhängigen Tests als besonders leistungsfähig erwiesen – sowohl in der OCR-Genauigkeit als auch in der Funktionsvielfalt.
PDF-Software Stiftung Warentest
Bisher gibt es keinen spezialisierten Test, der ausschließlich PDF-Software bewertet. Es existieren jedoch Vergleichstests in Fachmagazinen, die Funktionsumfang, Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit analysieren. Sobald Stiftung Warentest einen offiziellen Test veröffentlicht, wird dieser hier ergänzt.
Fazit
PDF-Software ist heute wichtiger denn je. Sie ermöglicht nicht nur das einfache Anzeigen von Dokumenten, sondern unterstützt umfangreiche Funktionen zur Bearbeitung, Sicherheit, Konvertierung und Archivierung. Für private Anwender reichen oft einfache Programme, während Unternehmen und professionelle Nutzer leistungsfähige Software benötigen, die Workflows optimiert und höchste Sicherheitsstandards gewährleistet. Wer häufig mit Dokumenten arbeitet, wird schnell feststellen, dass PDF-Software den Arbeitsalltag erheblich erleichtert und langfristig unverzichtbar ist.
Zuletzt Aktualisiert am 23.11.2025 von Kai
Letzte Aktualisierung am 2025-12-25 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API
